Office Manager

IB Consultancy is looking for an ambitious Office Manager. Since proficiency of the Dutch language is required, the vacancy text is in Dutch.

The environment

IB Consultancy is op zoek naar een nieuwe Office Manager voor ons kantoor midden in het centrum van Leiden! Wij zijn een klein, hecht kantoor met een team van tien medewerkers van over de hele wereld. IB Consultancy is gespecialiseerd in het organiseren van conferenties, trainingen en events wereldwijd, binnen het werkgebied van defensie en veiligheid. Lijkt het je interessant om in een internationale omgeving te werken, en naast de administratie ook verantwoordelijk te zijn voor de planning van ons team, wellicht is deze baan iets voor jou.

Als Office Manager ben je hoofdzakelijk verantwoordelijk voor de administratie van events, boekhouding en financiën. Daarnaast regel je ook bijkomstige zaken rondom business reizen van werknemers, zoals visa aanvragen, hotelboekingen en vluchten.

Wat ga je doen?

  • Je ondersteunt het managementteam
  • Je ondersteunt het sales team door het opvragen en verwerken van exhibitor en sponsor formulieren, en het updaten van de website
  • Voor de organisatie van de events ondersteun je de project manager met het zoeken naar en boeken van venues, opstellen van Purchase Orders en dagelijks contact met de leveranciers
  • Je bent verantwoordelijk voor de financiële administratie en boekhouding, zoals de BTW aangifte, loonbelasting, Salarisverwerking en ICP aangifte.
  • Afhandelen van facturen (inkomend en uitgaand) en het verwerken van bank- en kasmutaties
  • Je bent verantwoordelijk voor de administratie van documenten, inclusief de post verwerking.
  • Afhandeling administratie Business Reizen, visa aanvragen, controle hotelboekingen, reisverzekering en vluchten.
  • Contact persoon voor alle kantoor gerelateerde zaken

Wie zoeken we?

  • Je bent in het bezit van een HBO bachelor bedrijfsadministratie of andere gerelateerde opleiding. Schroom niet te solliciteren als je nog met studeren bezig bent. Wij doen niet aan de “minstens 10 jaar ervaring” mentaliteit, en staan altijd open voor jonge, net of net niet- afgestudeerden en stellen motivatie boven ervaring.
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste.
  • Op goed niveau Engelse emails kunnen schrijven en lezen. Engels spreken, met name in informele sfeer op kantoor met je collega’s
  • Ervaring in Online Exact, Microsoft Office en met CRM systemen zoals Hubspot en Salesforce
  • Voor het werken bij IB Consultancy wordt een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd omdat je werkt in een defensie gerelateerd bedrijf
  • Communicatief vaardig
  • Je werkt gestructureerd
  • Pro- actieve houding. Het werk wordt hier niet altijd hap- klaar op je bureau neergelegd. Soms wordt er van je verwacht dat je zelf bedenkt en organiseert wat er moet gebeuren.

Wat bieden we?

  • Een half jaar contract met uitzicht op een vast contract.
  • Een salaris gebaseerd op ervaring in de range van EUR 1900 tot EUR 2700 bruto per maand.
  • Een internationale werkomgeving met leuke collega’s.
  • Online Finance/Administratie Trainingen en Webinars.
  • Flexibele werkdagen- en tijden: een dag om 11 beginnen en later eindigen is geen probleem
  • Vrijblijvende Team Activiteiten en Borrels op Vrijdag.
  • 28 Vakantie dagen (gebaseerd op een fulltime werkweek inclusief “Officiële vrije dagen”), waarbij de vaste vrije dagen, ook flexibel inzetbaar zijn. (Mocht je geen interessante plannen gemaakt hebben op tweede pinksterdag, gebruik je deze dag gewoon op een ander moment, om bijvoorbeeld je vakantie te verlengen).

Requirements:

  • Authorized to work in The Netherlands
  • Excellent proficiency in the Dutch and English language

Application procedure

Interested candidates should send an e-mail, ref. ‘Office Manager’, with their full CV (including relevant activities, papers, travel and picture) and a motivation letter to info@ib-consultancy.com. The submission of short introductory video/video resumes is strongly appreciated.  The vacancy will close once the most appropriate candidate is found. Starting date is as soon as possible.

Please check the Required qualities section: candidates who clearly do not match these requirements will be excluded without notice.

Menu